Por qué fracasan algunos proyectos o cuando la culpa es siempre del otro

– Yo no dije eso.

– ¡Pero si habíamos quedado en hacerlo de esta manera!

– Pregúntale a fulanito, que él también estaba en la reunión y piensa lo mismo que yo.

Quizá te has acordado, leyendo esta conversación ficticia -más bien una discusión estéril- de algo similar que te ha ocurrido esta misma semana. Y es que la confusión es muy frecuente en equipos que trabajan cualquier tipo de proyecto. ¿Cómo se puede solucionar para no perder tiempo y energías?

Pese a que las palabras tienen un significado preciso, no todos entendemos lo mismo o de igual manera. Y ocurre lo mismo con las expectativas sobre los logros que se deben lograr en un proyecto. Por eso es importante que el director de comunicación sea un conector entre las partes implicadas. ¿Cómo se consigue?

Para llevar a cabo un proyecto es importante que el diagnóstico de la situación sea correcto y lo compartan  todos los componentes. 

Hace años me pidieron que creara un departamento de Comunicación de una institución educativa. El director me pidió que elaborara un proyecto. Le pedí dos semanas porque no quería elaborar un plan de comunicación típico, así que dediqué una semana y media a… escuchar. Primero a la Dirección: ¿qué esperaban del departamento de comunicación?, ¿qué necesidades tenían?, ¿cómo se podía llevar a cabo y con qué recursos?, etc. Después acudí a las personas que llevaban más tiempo allí y les pregunté por la cultura de la empresa, su experiencia en proyectos anteriores, qué problemas de comunicación tenían con la Dirección, entre los profesores del Departamento, con los padres y con los alumnos… y si pensaban que les podría ayudar en sus tareas.

La experiencia fue sorprendente: a pesar de las buenas intenciones de todos, cada uno veía la institución «a su manera», con un prisma muy personal. ¿Qué hice? Recogí sus comentarios y elaboré un plan de comunicación global, y otro personalizado para cada Jefe de Sección, en el que sugería cómo podía colaborar el departamento de Comunicación en sus proyectos, o qué herramientas teníamos a su disposición (revista corporativa, newsletter, contactos con periodistas, etc.). Y antes de entregarlo lo comenté con las personas implicadas para que pudieran hacer sus observaciones.

Preguntar y escuchar antes de hablar, primera lección que aprendí. Si no, corres el riesgo de entrar como un elefante en una cacharrería…

Después había que ponerse en marcha. Estaba claro en qué proyectos trabajaría el departamento de Comunicación y qué papel teníamos. 

Todo navarro que se precie debe hacer la Javierada, una antigua tradición que consiste en andar desde tu lugar de origen hasta el castillo de Javier (en mi caso, desde Pamplona, que está a unos 50 km.). Con buenos amigos es bastante llevadero, pero tiene trampas… La peor para mí era la recta de la Higa de Monreal. Sales de Pamplona y ya la ves, al fondo. Cuesta llegar a ella más de 20 kilómetros…

Algo similar ocurre en la gestión de proyectos. Comienzas a recorrerlos con ilusión, pero a veces cuesta culminarlos. Para eso es necesario que esté claro -anotado en un acta de las reuniones- quién se encarga de cada tarea, con qué fechas intermedias y finales trabaja, y a quién debe dar cuentas.

Parece muy sencillo, pero no siempre se consigue. Además, durante el tiempo de ejecución de cualquier proyecto surgen dificultades, divergencias, etc. El director de Comunicación debe volver a escuchar a las partes implicadas y poner en común los planteamientos en sus términos para que todos vuelvan a estar de acuerdo. Esa fue la segunda lección que aprendí (a base de unos cuantos errores y desilusiones, claro).

Al escuchar y preguntar sucede que la gente se siente comprendida y se explaya. Y eso te convierte en un «conector» entre las personas y los departamentos de la empresa. Además, al hablar con todos, en cierta manera educas transversalmente: utilizas unos conceptos que van calando poco a poco, hasta conseguir una narrativa común, que sirve de palanca firme para alcanzar cualquier proyecto.

El director de comunicación «iluminado»
El trabajo duró dos años escasos. En ese tiempo aprendí la tercera lección, quizá la más importante. Cuando llegué tenía una gran ilusión por «cambiar» la cultura de esa institución, situarla en el mapa de los medios de comunicación y mil sueños más… Pero al poco de llegar intuí que, o me adaptaba primero a los objetivos de la Dirección o sería imposible trabajar. Si el Departamento de Comunicación no está alineado con la Dirección, ¿qué sentido tiene entonces? Me tenía que ganar el prestigio -según sus parámetros-, para luego «educar» en las tareas de comunicación. Así, poco a poco, pude aportar algunas ideas sobre cómo capitalizar el potencial informativo que tenía esa institución.